Especialistas ensinam como uma reunião entediante pode ser produtiva

Por Maíra Teixeira – iG São Paulo | 10/01/2015 06:00

Encontros com equipes e colegas de outras áreas, ou fornecedores e outras empresas, são rotina, mas também escondem armadilhas que levam a desperdício de tempo
Estipular papéis para cada um e seguir passos objetivos podem tornar sua reunião pragmática

Reuniões intermináveis, cheias de enrolação e muito bate-papo não ajudam chefes, subordinados e nem empresas. Também podem ser puro desperdício de tempo quando os participantes aproveitam e usam notebooks e smartphones para responder e-mails.

“Com a recente invasão dos smartphones e tablets, algumas empresas solicitam que esses equipamentos fiquem de fora das reuniões, para que os participantes não percam o foco, além de ser um motivador para que a reunião seja mais rápida. Para anotar, use o método tradicional: papel e lápis”, detalha a professora de Psicologia do IBMR Theresa Pinto.

Para a especialista, reuniões que duram mais de uma hora e meia são cansativas e se tornam improdutivas. “Quando pensamos em reuniões, a primeira ideia que nos ocorre é: quanto tempo perdido! Será que não produziria mais trabalhando sozinho? Este é um sinal que a reunião da qual você participou não foi bem planejada.”

Maria Candida Baumer de Azevedo, sócia da People & Results, ensina que existem dois tipos de reunião, que devem estar bem explícitos antes de reunir os colegas. A primeira é a reunião de trabalho, que serve para discutir projeto, fazer brainstorm antes de começar algo. A segunda é de decisão, para tomada de decisão. “Quem chama meio mundo vai ser capaz de decidir? Na reunião de decisão é importante chamar quem vai poder tomar definir. Levar apoio significa que a pessoa que precisa decidir não está inteirada, não fez a lição de casa”, explica Maria Candida.

Sobre as reuniões feitas em pé, para buscar agilidade, a professora afirma que essa não é uma tendência nova. “O stand-up meeting surgiu nas empresas de TI. Alguns gerentes observaram que retirar as cadeiras da sala fazia com que as pessoas se cansassem logo e fossem objetivas. Acredito que funciona para reuniões diárias que visam decidir o que deve ser feito em curto prazo, sendo eficientes para breves reuniões de equipe.”

Conheça mecanismos organizacionais para tornar sua reunião produtiva

Veja abaixo uma rotina indicada pela especialista em Recursos Humanos, Maria Candida:

1) Defina a pauta previamente e divida o tema e objetivo com os participantes;

2) Estipule tempo para cada item a ser discutido;

3) Defina papéis para os participantes antes de começar;

O controlador do tempo faz um papel que parece ser o do chato, mas ele é fundamental para cumprir o tempo estipulado. Pode ser itinerante entre membros da equipe ou colegas de outra áreas;

O moderador, geralmente, é um papel do cargo mais alto da hierarquia, mas pode ser itinerante para preparar outras pessoas a treinarem a intermediação com autoridade. A função é indicar quem vai falar e em qual momento. Precisa também, moderar ou buscar equilíbrio e direito de fala para todos, especialmente em momentos de alta temperatura;

O processador é a mente que analisa o encontro de trabalho e diz o que foi bem na reunião, indica se começou no horário, se moderador foi bem, se todas as pessoas opinaram e contribuíram. Essa análise final deve ser feita logo após o encerramento da reunião, com todos presentes. Tem duração de no máximo dois minutos;

O profissional que faz a ata não precisa ser burocrático, pelo contrário. O documento deve ficar pronto em tempo real, pois a ideia é que os pontos sejam anotados, objetivamente, em meio eletrônico, durante as discussões. Ao fim, o arquivo é salvo e enviado imediatamente após o término para os participantes.

O moderador também tem o papel de não deixar a reunião fugir do assunto. “Caso apareçam temas importantes, que estacionam a reunião, o moderador deve anotar e propor outra pauta ou voltar ao ponto após encerramento da reunião. A função aqui é dar fluidez ao objetivo da pauta. Muitas vezes o estacionamento de pautas fica muito grande, mas com temas relevantes. É preciso avaliar em grupo como dar seguimento a esses itens”, explica Maria Candida.

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